Quản trị Zomail cơ bản

Trang quản trị tại https://mail.zomail.io/admin là nơi chủ sở hữu và quản trị viên quản lý con người, tên miền, bảo mật và thanh toán. Dưới đây là bản đồ tổng quan và các việc hay làm nhất.

Đăng nhập và tìm đường

Đăng nhập bằng hộp thư của bạn; tài khoản quản trị phải bật xác minh 2 bước. Thao tác nhạy cảm như đặt lại mật khẩu, xoá hộp thư sẽ hỏi xác nhận lại bằng mật khẩu hoặc mã xác minh 2 bước.

Trang chủ là lưới các ô trong nhóm "Quản lý tổ chức":

Trang tổ chức (mở từ ô Quản trị viên hoặc Drive & dung lượng) chứa Nhật ký hoạt động, Thương hiệu, Bảo mật thư, SSO và chính sách đăng nhập bằng mã QR.

Vai trò

Cấp quyền: Quản trị viên → chọn hộp thư và vai trò → xác nhận → Cấp quyền. Không tự thu hồi được quyền của chính mình.

Người dùng

• Thêm từng người: Người dùng → Thêm người dùng → Tạo mailbox. Mật khẩu tạm tối thiểu 12 ký tự.
• Thêm nhiều người: Người dùng → Tạo từ CSV, tối đa 200 dòng mỗi tệp, có bước xem trước. Xem bắt đầu.
• Trên trang một người dùng: đặt mật khẩu mới, Đăng xuất mọi phiên, Gỡ mọi thiết bị, đổi dung lượng, tạm ngưng hoặc xoá.
• Tạm ngưng chặn đăng nhập và từ chối thư đến, nhưng giữ nguyên dữ liệu. Dùng khi nghi tài khoản bị chiếm.
• Xoá đăng xuất người dùng ở mọi nơi và trả lại thư mới. Hộp thư và dữ liệu được giữ 30 ngày ở Người dùng → Người dùng đã xoá, bấm Khôi phục để lấy lại. Sau khi khôi phục phải tạo lại mật khẩu ứng dụng.

Alias, nhóm và catch-all

Mở Nhóm & bí danh → Thêm địa chỉ, chọn loại:

• Alias: địa chỉ thứ hai cho một người, ví dụ lan.nguyen@ chuyển về lan@.
• Nhóm: một địa chỉ phát bản sao tới nhiều người, ví dụ kinhdoanh@.
• Catch-all: nhận thư gửi tới mọi địa chỉ chưa tồn tại trên tên miền. Mỗi tên miền một catch-all.

Alias và nhóm không tốn suất người dùng.

Hộp thư chung và uỷ quyền

Mở trang tổ chức → khối Domain → Ủy quyền & hộp thư chung.

• Tạo hộp thư chung như hotro@congty.vn, rồi Thêm thành viên cho từng người. Hộp thư chung không tốn suất người dùng và không có mật khẩu riêng. Thành viên mở từ menu tài khoản trong webmail hoặc trong ứng dụng Zomail; Outlook và ứng dụng IMAP khác chưa mở được.
• Chính sách: cho phép hay không việc người dùng uỷ quyền hộp thư cho đồng nghiệp và chuyển tiếp thư ra ngoài tổ chức. Tắt là có hiệu lực ngay, kể cả với uỷ quyền và quy tắc chuyển tiếp đã có.

Đặt lại mật khẩu và xác minh 2 bước

• Quên mật khẩu: người dùng có email khôi phục đã xác nhận thì tự dùng Quên mật khẩu? ở trang đăng nhập. Nếu không, mở trang của họ → Đặt mật khẩu mới và gửi qua kênh an toàn.
• Mất điện thoại và mã khôi phục: trước hết xác minh đúng người bằng cách gọi lại số điện thoại đã biết (kẻ chiếm tài khoản cũng hay nói "mất điện thoại"). Sau đó mở người dùng → Đặt lại xác minh 2 bước: hệ thống gỡ ứng dụng xác thực, mã khôi phục, đăng xuất mọi phiên, mật khẩu ứng dụng, thiết bị và gửi email báo. Người dùng nên bật lại ngay.
• Quản trị viên chỉ đặt lại xác minh 2 bước cho người có vai trò thấp hơn mình; không đặt lại được cho chủ sở hữu.

Đăng nhập một lần với Google hoặc Microsoft

Nếu nhân viên đã đăng nhập bằng Google Workspace hoặc Microsoft 365 (Entra ID), bạn có thể cho họ dùng tài khoản đó để vào webmail và ứng dụng Zomail. Bạn tạo OAuth client ở Google hoặc App registration ở Microsoft, dán Client ID và secret vào trang tổ chức → Cấu hình SSO, rồi kiểm tra. Bắt đầu ở chế độ Tuỳ chọn, chỉ chuyển sang Bắt buộc sau một lần kiểm tra thành công. Hộp thư phải có sẵn trong Zomail với đúng địa chỉ đó. Khi bắt buộc SSO, Outlook và ứng dụng thư trên điện thoại dùng mật khẩu ứng dụng; hãy nhắc người dùng tạo trước khi chuyển.

Khôi phục thư đã xoá

Thư còn trong Thùng rác thì người dùng tự khôi phục. Thư đã xoá hẳn:

1. Quản trị → Sao lưu → Khôi phục thư.
2. Nhập hộp thư và, nếu muốn, một thư mục.
3. Chọn thời điểm trước khi xoá. Thư được chụp bản sao mỗi giờ.
4. Đặt tên lần khôi phục. Tên tự đặt phải bắt đầu bằng Restored . Tên này thành nhãn trên thư được khôi phục.
5. Bấm Khôi phục. Bản chép nằm trong Lưu trữ của người dùng với nhãn đó. Thư đang có không bị ghi đè hay xoá.

Nhật ký hoạt động và tra cứu thư

• Nhật ký hoạt động (trên trang tổ chức) ghi ai đã làm gì: đăng nhập quản trị, tạo/xoá hộp thư, đổi quyền, đặt lại mật khẩu… Xuất CSV để tải về. Nhật ký không chứa nội dung thư.
• Theo dõi thư trả lời câu "tôi gửi mà bên kia không nhận". Lọc theo chiều, người gửi, người nhận, tiêu đề, thời gian, rồi mở một thư để xem từng bước giao, lời giải thích dễ hiểu và phản hồi gốc của máy chủ nhận.

Lưu trữ, tự dọn và thương hiệu

• Lưu trữ & eDiscovery (với gói có tính năng này): giữ bản sao không sửa được của mọi thư gửi và nhận từ 1 đến 100 năm, đặt lệnh giữ pháp lý cho từng người hoặc cả tổ chức, tìm và xuất kết quả dạng tệp .eml kèm danh mục. Mọi lượt tìm, xem, xuất đều được ghi nhật ký.
• Tự dọn Thùng rác và Thư rác (chủ sở hữu, ở Drive & dung lượng): 7, 30, 90 ngày, mặc định nền tảng, hoặc không bao giờ.
• Thương hiệu (trang tổ chức): logo, màu và tên hiển thị của công ty trên webmail, trang đăng nhập, email hệ thống và ứng dụng Zomail. Có thể thêm địa chỉ webmail riêng như mail.congty.vn bằng một bản ghi CNAME.

Xem thêm: chống spam và lừa đảo, chuyển dữ liệu và câu hỏi thường gặp. Việc gì không làm được trong trang quản trị, hãy liên hệ hỗ trợ Zomail.

Câu hỏi thường gặp

Hộp thư chung có tốn tiền bản quyền không?

Không. Hộp thư chung dùng dung lượng nhưng không tốn suất người dùng.

Xoá nhầm một người dùng thì lấy lại được không?

Được, trong 30 ngày: Người dùng → Người dùng đã xoá → mở hộp thư → Khôi phục.

Quản trị viên có xem được mật khẩu ứng dụng của người dùng không?

Không. Muốn cắt mọi mật khẩu ứng dụng cùng lúc, hãy đặt lại mật khẩu của người dùng hoặc tạm ngưng hộp thư.