Bắt đầu với Zomail

Hướng dẫn này đưa bạn từ lúc đăng ký đến khi có hộp thư chạy trên tên miền riêng. Phần việc tay mất khoảng 30 phút, cộng thêm thời gian nhà cung cấp DNS cập nhật bản ghi.

Thiết lập Zomail trong bảy bước

1. Đăng ký tại https://mail.zomail.io/signup. Nhập thông tin công ty, chọn Tôi đã có tên miền và gõ tên miền (ví dụ congty.vn), tạo tài khoản quản trị viên đầu tiên, chọn gói và nhập mã 6 số gửi về email liên hệ. Nếu gói có dùng thử, ở bước Hoàn tất bạn chọn Dùng thử miễn phí.
2. Mở trang quản trị tại https://mail.zomail.io/admin, đăng nhập bằng địa chỉ quản trị vừa tạo. Tài khoản quản trị phải bật xác minh 2 bước trước khi dùng trang quản trị.
3. Mở trang tên miền: Quản trị → Tên miền → bấm tên miền của bạn. Cần thêm tên miền khác thì dùng Thêm tên miền.
4. Tạo các bản ghi DNS mà trang tên miền liệt kê, tại nơi quản lý DNS. Tạo bản ghi TXT xác minh trước, rồi MX, SPF, DKIM, DMARC. Có thể dùng file zone hoặc cấu hình tự động (xem bên dưới).
5. Xác minh tên miền: bấm Kiểm tra DNS. Trạng thái chuyển từ Chờ xác minh DNS sang đang khởi tạo rồi Đang hoạt động; từng bản ghi có trạng thái riêng.
6. Tạo hộp thư: Quản trị → Người dùng → Thêm người dùng cho từng người, hoặc Tạo từ CSV để tạo tối đa 200 hộp thư một lần.
7. Đăng nhập webmail tại https://mail.zomail.io và bật xác minh 2 bước ở Cài đặt → Bảo mật: xác minh 2 bước.

Các bản ghi DNS cần tạo

Luôn sao chép đúng giá trị trên trang tên miền của bạn. Mã xác minh và đích DKIM khác nhau với mỗi tên miền, nên bảng dưới chỉ là mẫu.

Bản để sao chép (thay phần trong dấu < > bằng giá trị trên trang tên miền):

_zomail-verification.congty.vn.  TXT  "zomail-verification=<mã-trên-trang-tên-miền>"

congty.vn.  MX  10  mx.zomail.io.

congty.vn.  TXT  "v=spf1 include:_spf.zomail.io ~all"

zm1._domainkey.congty.vn.  CNAME  <đích-zm1-trên-trang-tên-miền>

zm2._domainkey.congty.vn.  CNAME  <đích-zm2-trên-trang-tên-miền>

_dmarc.congty.vn.  TXT  "v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:<địa-chỉ-báo-cáo-trên-trang-tên-miền>"

Vài quy tắc giúp bạn đỡ mất công:

• Mỗi tên miền chỉ một bản ghi SPF. Nếu đã có SPF (ví dụ cho phần mềm hoá đơn), thêm include:_spf.zomail.io vào bản ghi đó thay vì tạo bản ghi thứ hai. Hai bản ghi SPF làm cả hai mất hiệu lực.
• DKIM dùng hai CNAME là có chủ đích. Zomail giữ khoá và tự xoay khoá định kỳ, nên bạn chỉ thêm zm1 và zm2 một lần rồi không phải sửa nữa.
• Chỉ một bản ghi DMARC. Nếu đã có DMARC, sửa theo gợi ý của trang thay vì thêm bản ghi mới.
• Bản ghi không bắt buộc (autoconfig, autodiscover, SRV) giúp Outlook, Thunderbird và điện thoại tự nhận cấu hình. Trang tên miền có liệt kê; nên thêm nếu được.

Trang tên miền có thể có thêm bản ghi MTA-STS và TLS-RPT. Cứ thêm đúng như trang ghi.

Cách nhanh hơn: file zone hoặc cấu hình tự động

Bạn không cần gõ tay từng bản ghi.

• File zone. Trên trang tên miền, bấm Tải file DNS (zone, nhập vào Cloudflare/DNS khác). Ở Cloudflare: DNS → Records → Import and Export → Import, nhớ tắt Proxy (để đám mây xám). Route 53, DigitalOcean và nhiều nhà cung cấp khác có mục nhập file zone. Bản ghi đã đúng và bản ghi xung đột với cấu hình hiện có được để ở dạng chú thích kèm hướng dẫn, nên không có gì bị ghi đè ngoài ý muốn. Bạn cũng có thể bấm Chép cả file zone.
• Cấu hình tự động (Domain Connect). Nếu nhà cung cấp DNS hỗ trợ, trang hiện "Nhà cung cấp DNS của bạn hỗ trợ cấu hình tự động" và nút Cấu hình tự động. Bấm, đăng nhập ở nhà cung cấp, xác nhận. MX cũ bị thay ngay, nên chỉ làm khi đã sẵn sàng nhận thư ở Zomail. Nhiều nhà đăng ký tên miền tại Việt Nam chưa hỗ trợ cách này; khi đó dùng file zone.

Tên miền vẫn đăng ký ở nơi cũ. Zomail chỉ cần các bản ghi DNS trên.

Kiểm tra tên miền đã xác minh

Bấm Kiểm tra DNS sau khi tạo bản ghi, hoặc chờ hệ thống tự kiểm tra. Mỗi bản ghi hiện Đúng, Chưa có, Sai / thiếu hoặc Chưa kiểm tra, kèm gợi ý dưới bản ghi cần sửa, ví dụ "có nhiều bản ghi SPF" hay "tên miền đang trỏ MX tới máy chủ khác". Thay đổi DNS có thể mất từ vài phút đến vài giờ, tuỳ TTL của nhà cung cấp.

Tạo hộp thư

Từng người: Quản trị → Người dùng → Thêm người dùng. Điền tên hiển thị, địa chỉ email, dung lượng, ngôn ngữ và mật khẩu tạm (tối thiểu 12 ký tự; có nút tạo mật khẩu mạnh) → Tạo mailbox. Gửi địa chỉ và mật khẩu tạm qua kênh an toàn, đừng gửi qua email vào chính hộp thư đó.

Nhiều người một lúc: Quản trị → Người dùng → Tạo từ CSV. Tải lên hoặc dán tệp tối đa 200 dòng; chỉ cột address là bắt buộc:

address,display_name,quota_mb,password,locale,notify_email
lan@congty.vn,Nguyễn Thị Lan,,,vi,lan.canhan@gmail.com
minh@congty.vn,Trần Văn Minh,,,vi,

Để trống password thì hệ thống tạo mật khẩu mạnh. Bấm Xem trước để biết dòng nào tạo được, dòng nào lỗi và vì sao, rồi bấm Tạo. Tải ngay tệp CSV kết quả có mật khẩu ban đầu: mật khẩu chỉ hiện một lần. Thư chào mừng (nếu chọn gửi) không bao giờ chứa mật khẩu.

Đăng nhập và bật xác minh 2 bước

1. Mở https://mail.zomail.io, nhập địa chỉ email đầy đủ và mật khẩu → Đăng nhập.
2. Đổi mật khẩu tạm: Cài đặt → Đổi mật khẩu.
3. Cài đặt → Bảo mật: xác minh 2 bước → Bật xác minh 2 bước. Quét mã QR bằng Google Authenticator, Microsoft Authenticator hoặc ứng dụng tương tự, nhập mã 6 số.
4. Cất 10 mã khôi phục ở nơi an toàn. Mỗi mã dùng một lần và chỉ hiện một lần.
5. Thêm Email khôi phục trong Cài đặt (một địa chỉ ngoài hộp thư này) để tự đặt lại mật khẩu khi quên.

Tiếp theo: kết nối Outlook, Apple Mail hoặc Thunderbird, cài trên điện thoại, hoặc đọc quản trị cơ bản.

Vướng ở bước nào? Gửi yêu cầu hỗ trợ, ghi rõ tên miền và những gì trang tên miền đang hiện.

Câu hỏi thường gặp

Xác minh DNS mất bao lâu?

Thường vài phút, đôi khi vài giờ, tuỳ nhà cung cấp DNS và TTL của bản ghi. Sửa xong thì bấm lại Kiểm tra DNS.

Có phải chuyển tên miền sang Zomail không?

Không. Tên miền vẫn ở nhà đăng ký hoặc nhà cung cấp DNS hiện tại. Bạn chỉ thêm các bản ghi mà trang tên miền liệt kê.

Thêm được nhiều tên miền không?

Được. Dùng Thêm tên miền trong trang quản trị. Mỗi tên miền có mã xác minh và bản ghi DKIM riêng.