Xóa tài khoản Zomail
Zomail là email doanh nghiệp. Hộp thư thuộc về tổ chức đã tạo ra nó, và xóa hộp thư là xóa luôn thư trong đó, nên người dùng không tự xóa ngay hộp thư được — một lần xóa nhầm sẽ không thể lấy lại. Thay vào đó, bạn gửi yêu cầu xóa như hướng dẫn dưới đây, và không có gì bị xóa ngay lúc bạn yêu cầu.
Trang này áp dụng cho Zomail Cloud và ứng dụng Zomail cho iOS, Android (io.zomail.mail), do ZoGroup LLC, công ty trách nhiệm hữu hạn thành lập tại bang Delaware, Hoa Kỳ vận hành. Nếu hộp thư của bạn nằm trên máy chủ Private Mail, tổ chức vận hành máy chủ đó xử lý việc xóa: hãy hỏi quản trị viên của họ.
1. Nếu tài khoản của bạn thuộc một tổ chức
- Trong ứng dụng Zomail, mở Cài đặt → Xóa tài khoản. Ghi lý do nếu muốn, rồi xác nhận chính bạn: bằng mật khẩu hiện tại, hoặc mã từ ứng dụng xác thực nếu đã bật xác minh 2 bước. Nếu tổ chức đăng nhập cho bạn bằng đăng nhập một lần (SSO), hãy đăng nhập lại rồi gửi yêu cầu trong vòng 10 phút.
- Yêu cầu được gửi tới chủ sở hữu và quản trị viên của tổ chức qua email và hiện trong trang quản trị của họ. Hộp thư của bạn, và email khôi phục nếu bạn đã xác nhận, nhận email xác nhận yêu cầu, để không ai lặng lẽ gửi yêu cầu được từ một chiếc điện thoại bị mất.
- Sau đó quản trị viên xóa hộp thư hoặc từ chối yêu cầu. Khi yêu cầu còn mở, bạn có thể rút lại ngay tại chỗ đó trong ứng dụng.
- Không dùng ứng dụng: hãy nhờ quản trị viên của tổ chức (họ xóa được hộp thư bất cứ lúc nào trong Quản trị → Người dùng), hoặc viết cho support@zomail.io từ chính địa chỉ của tài khoản, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới tổ chức của bạn.
2. Nếu bạn là chủ sở hữu và muốn xóa cả tổ chức
- Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất của tổ chức do chính bạn đăng ký, Cài đặt → Xóa tài khoản trong ứng dụng (cùng bước xác nhận chính bạn) sẽ khởi động việc xóa cả tổ chức: mọi hộp thư, tên miền và tệp trong đó.
- Các trường hợp khác — tổ chức có nhiều chủ sở hữu, hoặc do đại lý hay Zomail thiết lập cho bạn — chủ sở hữu viết cho support@zomail.io từ địa chỉ của chủ sở hữu và nêu tên tổ chức.
- Zomail kiểm tra và duyệt yêu cầu. Việc xóa chạy sau 14 ngày kể từ khi duyệt. Trước thời điểm đó vẫn hủy được: hãy viết cho support@zomail.io.
- Trước ngày xóa, hãy lấy ra những gì muốn giữ: thư, lịch và danh bạ qua IMAP, CalDAV và CardDAV, tệp từ Drive. Sau khi xóa, dữ liệu không thể khôi phục.
3. Các trường hợp khác
Viết cho support@zomail.io từ địa chỉ của tài khoản cần xóa, và nêu rõ tài khoản hoặc tổ chức nào. Nếu không còn gửi được từ địa chỉ đó, hãy viết từ địa chỉ khác; chúng tôi sẽ xác minh danh tính của bạn bằng cách khác trước khi thực hiện.
Để yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân theo pháp luật bảo vệ dữ liệu (Nghị định 13/2023, GDPR và luật tương tự), hãy viết cho privacy@zomail.io. Việc xóa này được hoàn tất trong 72 giờ, không có thời gian chờ, và khách hàng nhận giấy xác nhận xóa dữ liệu. Nếu tài khoản thuộc một tổ chức, chúng tôi làm việc cùng quản trị viên của tổ chức, vì hộp thư là hồ sơ của tổ chức.
4. Những gì bị xóa
- Một hộp thư
- Ngay lập tức: không đăng nhập được nữa, các thiết bị của tài khoản bị đăng xuất và thư gửi tới địa chỉ không còn được nhận. Hộp thư nằm trong thùng rác của tổ chức 30 ngày, trong thời gian đó quản trị viên khôi phục được. Sau đó hộp thư bị xóa vĩnh viễn cùng thư, lịch, danh bạ, công việc và tệp Drive.
- Một tổ chức
- Mọi hộp thư (cùng mọi thứ ở trên), tệp Drive, tên miền và dữ liệu không gian làm việc của tổ chức bị gỡ khỏi hệ thống đang chạy.
5. Những gì được giữ lại và trong bao lâu
- Bản sao lưu đã mã hóa
- Bản sao lưu không thể sửa từng phần. Dữ liệu đã xóa biến mất khỏi bản sao lưu khi chúng hết hạn, chậm nhất khoảng 379 ngày sau khi xóa. Sau một yêu cầu xóa theo pháp luật bảo vệ dữ liệu, tài khoản đã xóa được ghi lại (dưới dạng mã băm một chiều) để mọi lần khôi phục đều tự xóa lại trước khi sử dụng.
- Hóa đơn và chứng từ thanh toán
- Đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu và phiếu điều chỉnh được lưu theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế yêu cầu (tại Việt Nam, tối thiểu 10 năm). Chứng từ có thông tin xuất hóa đơn của người mua nhưng không có nội dung thư.
- Kho lưu trữ tuân thủ và lệnh giữ pháp lý
- Nếu tổ chức bật kho lưu trữ tuân thủ, thư lưu trữ được giữ tới hết thời hạn tổ chức đặt (mặc định 7 năm) và, khi có lệnh giữ pháp lý áp dụng, tới khi lệnh được gỡ — kể cả sau khi hộp thư hay tổ chức đã bị xóa. Sau đó thư bị xóa.
- Nhật ký kiểm toán bảo mật
- Bản ghi các thao tác quản trị và bảo mật được giữ 400 ngày. Sau một yêu cầu xóa theo pháp luật bảo vệ dữ liệu, địa chỉ email của tài khoản trong đó được thay bằng mã ẩn danh.
- Nhật ký
- Nhật ký máy chủ: 7 ngày. Bản ghi truy vết thư: 30 ngày. Bản ghi thư đã gửi (người gửi, người nhận, tiêu đề, trạng thái giao — không có nội dung): 90 ngày.
6. Tóm tắt thời gian
- Yêu cầu từ thành viên
- Chờ quản trị viên của tổ chức; không có gì bị xóa cho tới khi một quản trị viên xử lý.
- Hộp thư bị quản trị viên xóa
- Khôi phục được trong 30 ngày, sau đó bị xóa vĩnh viễn.
- Xóa tổ chức
- Zomail duyệt, rồi thực hiện sau 14 ngày; hủy được trước thời điểm đó.
- Xóa theo pháp luật bảo vệ dữ liệu
- Trong 72 giờ, không có thời gian chờ.
- Bản sao lưu
- Hết hạn trong khoảng 379 ngày.
- Hóa đơn; kho lưu trữ theo thời hạn hoặc lệnh giữ
- Như mô tả ở trên.
7. Liên hệ
Yêu cầu xóa và câu hỏi: support@zomail.io. Yêu cầu về dữ liệu cá nhân: privacy@zomail.io. Cách chúng tôi xử lý dữ liệu: https://zomail.io/vi/privacy/.