Bản nháp — đang chờ luật sư rà soát. Văn bản này mô tả đúng cách Zomail đang hoạt động nhưng chưa được luật sư rà soát. Các chỗ trong [ngoặc vuông] sẽ được điền trước khi công bố chính thức.
Chính sách quyền riêng tư
Chính sách này giải thích cách [TÊN PHÁP LÝ CÔNG TY] ("Zomail", "chúng tôi") xử lý dữ liệu cá nhân khi tổ chức và người dùng của họ sử dụng Zomail Cloud, ứng dụng di động Zomail cho iOS và Android (io.zomail.mail), webmail và trang quản trị, và trang web này. Chính sách được soạn theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU/Anh (GDPR) và các luật tương tự.
Tóm tắt: chúng tôi xử lý dữ liệu để vận hành dịch vụ mà tổ chức của bạn sử dụng. Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân, không dùng cho quảng cáo, và ứng dụng cũng như trang web của chúng tôi không chứa SDK phân tích, quảng cáo hay theo dõi.
1. Ai chịu trách nhiệm về dữ liệu của bạn
Zomail được sử dụng bởi các tổ chức (khách hàng của chúng tôi) cấp tài khoản cho nhân viên và người khác. Có hai vai trò:
- Tổ chức của bạn là bên kiểm soát
- đối với nội dung trong không gian làm việc — thư, lịch, danh bạ, tệp Drive và cuộc họp — và đối với tài khoản người dùng mà tổ chức tạo. Zomail xử lý nội dung đó thay mặt tổ chức, với vai trò bên xử lý, theo chỉ dẫn của tổ chức và Điều khoản dịch vụ. Nếu tài khoản của bạn do công ty hoặc tổ chức khác cấp, quản trị viên của tổ chức đó quyết định cách dữ liệu không gian làm việc được sử dụng: hãy liên hệ họ trước, chúng tôi sẽ hỗ trợ họ trả lời bạn.
- Zomail là bên kiểm soát
- đối với dữ liệu cần để vận hành hoạt động của chính chúng tôi: thông tin đăng ký và thanh toán của khách hàng, dữ liệu tài khoản và bảo mật dùng để bảo vệ dịch vụ, dữ liệu về người truy cập zomail.io, và thư bạn gửi cho chúng tôi.
Với giấy phép Private Mail, phần mềm chạy trên máy chủ của chính khách hàng: khách hàng vận hành máy chủ và kiểm soát toàn bộ dữ liệu trên đó. Zomail chỉ nhận lượng dữ liệu dịch vụ giới hạn mô tả ở mục "Máy chủ Private Mail".
2. Dữ liệu chúng tôi xử lý
- Dữ liệu tài khoản
- Họ tên, địa chỉ email, mật khẩu, email khôi phục nếu bạn thêm, ngôn ngữ và múi giờ, cài đặt xác minh 2 bước. Mật khẩu được lưu dưới dạng băm bcrypt; trong khi bạn đăng nhập, một bản sao đã mã hóa được giữ cùng phiên đăng nhập để máy chủ mở hộp thư cho bạn.
- Dữ liệu đăng ký và thanh toán
- Tên công ty, người liên hệ, email và số điện thoại, tên miền đã chọn, loại người mua, mã số thuế (với người mua cá nhân có thể là số CCCD, theo yêu cầu hóa đơn tại Việt Nam), địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ IP khi đăng ký hoặc thanh toán, đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu và trạng thái thanh toán. Thông tin thẻ và ví được nhập trên trang của đối tác thanh toán (PayPal hoặc OnePay), Zomail không bao giờ nhận hay lưu; chúng tôi chỉ nhận kết quả thanh toán, mã tham chiếu, loại thẻ, và với PayPal là email người trả tiền.
- Nội dung không gian làm việc
- Thư và tệp đính kèm, lịch, danh bạ, công việc, tệp và tài liệu Drive, bộ lọc và cài đặt mà bạn và đồng nghiệp lưu, cùng thông tin cuộc họp. Chúng tôi lưu trữ để cung cấp dịch vụ.
- Nhật ký bảo mật và dịch vụ
- Địa chỉ IP, thời gian, trình duyệt hoặc ứng dụng và tên thiết bị của các lần đăng nhập và phiên; nhật ký máy chủ (có địa chỉ IP và, với thư, địa chỉ người gửi và người nhận, nhưng không có nội dung thư); bản ghi truy vết thư (người gửi, người nhận, tiêu đề, thời gian, kích thước, kết quả lọc thư rác và giao thư của từng thư đi qua hệ thống) để quản trị viên biết thư đã đi đâu; và nhật ký kiểm toán các thao tác quản trị và bảo mật.
- Dữ liệu ứng dụng di động
- Mã thông báo đẩy (push token), tên thiết bị, dòng máy, phiên bản hệ điều hành và ứng dụng, lựa chọn thông báo, và một mã cài đặt ngẫu nhiên, để ứng dụng duy trì đăng nhập và nhận thông báo. Xem mục "Ứng dụng di động".
- Hỗ trợ và liên hệ
- Nội dung bạn gửi cho chúng tôi và phản hồi của chúng tôi.
- Người truy cập trang web
- zomail.io không đặt cookie, không có thẻ phân tích hay quảng cáo. Trang tải phông chữ từ Google Fonts (Google nhận địa chỉ IP của bạn) và lấy bảng giá từ API của chính chúng tôi.
Chúng tôi không thu thập vị trí chính xác, danh bạ trong điện thoại hay dữ liệu cho quảng cáo. Chúng tôi không yêu cầu dữ liệu cá nhân nhạy cảm; nếu thư hoặc tệp của bạn có loại dữ liệu đó thì đó là nội dung không gian làm việc do tổ chức của bạn kiểm soát.
3. Mục đích sử dụng và cơ sở pháp lý
Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu cá nhân cho các mục đích dưới đây. Theo Nghị định 13/2023 và GDPR, cơ sở pháp lý gồm: thực hiện hợp đồng (cung cấp dịch vụ mà bạn hoặc tổ chức của bạn đã đăng ký), nghĩa vụ pháp lý (ví dụ chứng từ kế toán hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền), lợi ích chính đáng không xâm phạm quyền của bạn (bảo mật và chống lạm dụng), và sự đồng ý khi chúng tôi xin — bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào, không ảnh hưởng tới việc xử lý đã diễn ra trước đó.
- Cung cấp dịch vụ
- Nhận, lưu, đồng bộ và hiển thị thư, lịch và tệp; gửi thông báo bạn đã bật; chạy các tính năng bạn dùng. — Hợp đồng (với nội dung không gian làm việc: theo chỉ dẫn của tổ chức).
- Tài khoản và thanh toán
- Tạo không gian làm việc, xác minh đăng ký, giới hạn mỗi tổ chức một lần dùng thử, xuất hóa đơn, nhận thanh toán và gửi thông báo gia hạn. — Hợp đồng; nghĩa vụ pháp lý đối với hóa đơn.
- Bảo mật và chống lạm dụng
- Lọc thư rác và mã độc tự động (gồm đối chiếu máy chủ gửi với các danh sách chặn DNS công khai như Spamhaus), phát hiện tài khoản bị chiếm quyền, giới hạn gửi thư, bảo vệ đăng nhập và nhật ký kiểm toán. — Lợi ích chính đáng; hợp đồng.
- Hỗ trợ và khắc phục sự cố
- Trả lời yêu cầu và xử lý sự cố. Nhân viên chỉ xem nội dung không gian làm việc khi bạn hoặc quản trị viên yêu cầu, hoặc khi cần điều tra lạm dụng hay sự cố bảo mật. — Hợp đồng; lợi ích chính đáng.
- Email dịch vụ
- Thư về tài khoản, bảo mật, thanh toán và thay đổi của dịch vụ. Chúng tôi không gửi email tiếp thị khi chưa có sự đồng ý. — Hợp đồng; sự đồng ý với tiếp thị.
- Yêu cầu pháp lý
- Lưu chứng từ kế toán và trả lời yêu cầu pháp lý hợp lệ. — Nghĩa vụ pháp lý.
Zomail không dùng nội dung của bạn để huấn luyện mô hình AI, không bán dữ liệu cá nhân, và không ra quyết định có hệ quả pháp lý hay tác động đáng kể tương tự đối với bạn chỉ bằng phương tiện tự động.
5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Zomail được cung cấp trên toàn cầu và các bên xử lý phụ hoạt động ở nhiều quốc gia, nên dữ liệu cá nhân có thể được xử lý ngoài quốc gia của bạn — ví dụ bản sao lưu tại Singapore và thông báo qua Apple, Google. Khi pháp luật yêu cầu, chúng tôi áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp (như điều khoản hợp đồng mẫu) và lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo Nghị định 13/2023. Chi tiết có trong thỏa thuận xử lý dữ liệu, cung cấp khi có yêu cầu.
6. Thời gian lưu giữ
- Nội dung không gian làm việc
- Trong suốt thời gian tài khoản tồn tại. Thùng rác và Thư rác tự dọn sau 30 ngày (tổ chức có thể chọn 7, 30, 90 ngày hoặc không bao giờ). Hộp thư bị quản trị viên xóa có thể khôi phục trong 30 ngày, sau đó bị gỡ bỏ.
- Nhật ký máy chủ
- 7 ngày, sau đó tự xóa.
- Bản ghi truy vết thư
- 30 ngày. Bản ghi thư gửi qua máy chủ của chúng tôi (người gửi, người nhận, tiêu đề, trạng thái giao — không có nội dung) được giữ 90 ngày để xử lý sự cố giao thư và lạm dụng.
- Nhật ký kiểm toán và báo cáo DMARC
- 400 ngày. Khi một tài khoản bị xóa theo yêu cầu, địa chỉ email của tài khoản trong nhật ký kiểm toán được thay bằng mã ẩn danh.
- Không gian làm việc chưa thanh toán
- Tạm ngưng 7 ngày sau ngày gia hạn, hủy sau thêm 60 ngày, và lên lịch xóa 90 ngày sau đó, có báo trước cho chủ sở hữu 14 ngày.
- Yêu cầu xóa
- Việc xóa một tổ chức chạy sau 14 ngày kể từ khi chúng tôi duyệt, để còn kịp hủy nếu nhầm. Yêu cầu xóa dữ liệu theo pháp luật bảo vệ dữ liệu (Nghị định 13/2023, GDPR) được hoàn tất trong 72 giờ, không có thời gian chờ, và khách hàng nhận được giấy xác nhận xóa dữ liệu.
- Bản sao lưu
- Bản sao lưu đã mã hóa không thể sửa từng phần; chúng tự hết hạn theo lịch lưu giữ, chậm nhất khoảng 379 ngày (12 bản hằng tháng cộng thời gian dọn) sau khi dữ liệu bị xóa. Trong thời gian đó, tài khoản đã xóa được ghi lại (dưới dạng mã băm một chiều) để mọi lần khôi phục đều tự xóa lại trước khi sử dụng.
- Chứng từ thanh toán
- Đơn hàng, hóa đơn, phiếu thu và phiếu điều chỉnh được lưu theo thời hạn pháp luật kế toán, thuế yêu cầu (tại Việt Nam, tối thiểu 10 năm), kể cả sau khi xóa không gian làm việc. Chứng từ không chứa nội dung thư.
- Hồ sơ đăng ký
- Mật khẩu và mã xác minh của đăng ký chưa hoàn tất bị xóa khi đăng ký hết hạn. Bản ghi đăng ký (thông tin liên hệ, địa chỉ IP) được giữ trong hồ sơ khách hàng, và email, số điện thoại, tên công ty dùng để dùng thử được giữ để mỗi tổ chức chỉ dùng thử một lần. [THỜI HẠN LƯU HỒ SƠ ĐĂNG KÝ — CẦN XÁC ĐỊNH]
- Kho lưu trữ tuân thủ
- Chỉ khi tổ chức bật: thư được giữ theo thời hạn tổ chức đặt (mặc định 7 năm), do tổ chức kiểm soát.
7. Bảo mật
- Mã hóa khi truyền: TLS cho web, ứng dụng, IMAP, SMTP gửi thư, CalDAV và CardDAV; thư trao đổi với máy chủ khác dùng TLS khi máy chủ đó hỗ trợ, bắt buộc theo MTA-STS và DANE nếu tên miền nhận có công bố.
- Bản sao lưu được mã hóa trước khi lưu ngoài hệ thống; tệp Drive được mã hóa khi lưu trữ.
- Xác minh 2 bước bằng ứng dụng xác thực (kèm mã khôi phục) cho mọi người dùng, bắt buộc với quản trị viên.
- Mật khẩu được lưu dưới dạng băm bcrypt; có thể xem và đăng xuất các phiên, thiết bị; số lần thử đăng nhập bị giới hạn.
- Quyền truy cập hệ thống vận hành chỉ cấp cho nhân viên cần thiết, và thao tác quản trị được ghi vào nhật ký kiểm toán.
- Thư đến được quét mã độc và thư rác.
Zomail không cung cấp mã hóa đầu cuối (end-to-end): máy chủ của chúng tôi xử lý nội dung thư để giao, lọc, lập chỉ mục và hiển thị. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng tới bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho tổ chức của bạn và cơ quan có thẩm quyền theo quy định (theo Nghị định 13/2023: trong 72 giờ).
8. Quyền của bạn và cách thực hiện
Tùy nơi bạn sống, bạn có quyền được biết; truy cập, chỉnh sửa và xóa dữ liệu; hạn chế hoặc phản đối việc xử lý; rút lại sự đồng ý; nhận dữ liệu để chuyển đi; và khiếu nại tới cơ quan có thẩm quyền. Tại Việt Nam, đây là các quyền của chủ thể dữ liệu theo Điều 9 Nghị định 13/2023.
- Truy cập và chỉnh sửa: xem và đổi họ tên, email khôi phục và cài đặt bảo mật trong Cài đặt bất cứ lúc nào; các thông tin khác, hãy liên hệ quản trị viên hoặc chúng tôi.
- Xóa: trong webmail hoặc ứng dụng di động, mở Cài đặt → Tài khoản → Xóa tài khoản. Với hộp thư thuộc một tổ chức, chủ sở hữu hoặc quản trị viên của tổ chức xem xét yêu cầu, vì hộp thư và thư trong đó là hồ sơ của tổ chức. Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất của không gian làm việc do chính bạn tạo, yêu cầu sẽ xóa không gian đó. Chủ sở hữu cũng có thể yêu cầu chúng tôi xóa toàn bộ tổ chức.
- Xuất dữ liệu: sao chép thư, lịch và danh bạ bất cứ lúc nào qua IMAP, CalDAV và CardDAV, tải từng thư (.eml) và tệp Drive. Bản xuất đầy đủ một tài khoản hoặc không gian làm việc được cung cấp khi có yêu cầu qua quản trị viên của tổ chức hoặc bộ phận hỗ trợ Zomail.
- Phản đối và hạn chế xử lý: hãy gửi yêu cầu, chúng tôi sẽ ngừng xử lý trừ khi có căn cứ chính đáng thuyết phục hoặc cần cho việc giải quyết khiếu nại pháp lý.
- Khiếu nại: bạn có thể khiếu nại tới cơ quan bảo vệ dữ liệu — tại Việt Nam là Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05), Bộ Công an; tại EU hoặc Anh là cơ quan giám sát nơi bạn sống.
Nếu tài khoản của bạn do một tổ chức cấp, hãy gửi yêu cầu về nội dung không gian làm việc tới quản trị viên của tổ chức đó. Bạn cũng có thể viết cho privacy@zomail.io; chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu và hỗ trợ tổ chức trả lời. Chúng tôi phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định (với yêu cầu xóa theo Nghị định 13/2023: 72 giờ) và có thể cần xác minh danh tính của bạn trước.
9. Ứng dụng di động
Ứng dụng Zomail cho iOS và Android (io.zomail.mail) kết nối tới máy chủ Zomail của tổ chức bạn, tới Apple hoặc Google để nhận thông báo, và khi đăng nhập, tới Zomail Cloud (api.zomail.io) để tìm máy chủ chứa địa chỉ của bạn. Ứng dụng không chứa SDK quảng cáo, phân tích, báo lỗi hay theo dõi và không theo dõi bạn trên ứng dụng hoặc trang web của công ty khác. Hình ảnh trong thư chỉ được tải từ máy chủ của người gửi sau khi bạn chạm để hiển thị.
- Máy ảnh
- Chỉ để quét mã QR hiện ra khi bạn đăng nhập Zomail trên máy tính. Hình ảnh từ máy ảnh không được lưu hay gửi đi.
- Thông báo
- Thư mới, nhắc lịch, lời mời họp và cảnh báo đăng nhập thiết bị mới, nếu bạn cho phép. Bạn chọn loại thông báo và có hiện người gửi, tiêu đề trong bản xem trước hay không.
- Ảnh và tệp
- Chỉ khi bạn chọn ảnh hoặc tệp để đính kèm vào thư; ứng dụng không đọc gì khác trên máy.
- Face ID, Touch ID, vân tay
- Để khóa ứng dụng và duyệt đăng nhập bằng QR. Việc kiểm tra do thiết bị thực hiện; dữ liệu sinh trắc học không bao giờ rời khỏi thiết bị và Zomail không truy cập được.
Ứng dụng lưu thư gần đây trên thiết bị để mở nhanh và đọc khi không có mạng, được bảo vệ bởi cơ chế bảo vệ bộ nhớ của thiết bị; đăng xuất sẽ xóa dữ liệu này. Mã đăng nhập được lưu trong Keychain của iOS hoặc được Android Keystore bảo vệ. Trên Android, các thành phần của Google dùng để nhận thông báo và đọc mã QR (Firebase Cloud Messaging, ML Kit) có thể gửi cho Google dữ liệu chẩn đoán giới hạn theo điều khoản của Google. Bạn có thể yêu cầu xóa tài khoản ngay trong ứng dụng (Cài đặt → Tài khoản → Xóa tài khoản), như mô tả ở trên.
10. Máy chủ Private Mail
Với giấy phép Private Mail, thư và tệp nằm trên máy chủ của khách hàng. Để quản lý giấy phép, cập nhật và giám sát, máy chủ định kỳ gửi cho Zomail phiên bản phần mềm, kết quả kiểm tra tình trạng, số liệu sử dụng tổng (số hộp thư, dung lượng đã dùng), tên miền, trạng thái sao lưu và khóa DKIM công khai — không có nội dung hộp thư hay thông tin người dùng. Để Zomail có thể giúp khôi phục máy chủ, khóa sao lưu của máy chủ được Zomail giữ ở dạng mã hóa. Nếu khách hàng dùng dịch vụ chuyển tiếp thông báo của Zomail, thông báo đẩy của người dùng đi qua Zomail Cloud tới Apple và Google; nếu dùng kho sao lưu do Zomail cung cấp, bản sao lưu được mã hóa trên máy chủ của khách hàng trước khi tải lên. AI trên đám mây chỉ được Zomail bật cho máy chủ Private sau khi ký thỏa thuận xử lý dữ liệu.
11. Trẻ em
Zomail là dịch vụ cho tổ chức và người đi làm, không hướng tới trẻ em: người dùng phải từ 16 tuổi trở lên, và ứng dụng di động được đăng ký cho người lớn (18+). Nếu bạn cho rằng dữ liệu của trẻ em đã được cung cấp cho chúng tôi, hãy liên hệ để chúng tôi xóa.
12. Thay đổi chính sách
Khi thay đổi chính sách này, chúng tôi cập nhật ngày hiệu lực và phiên bản ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi gửi email cho chủ sở hữu không gian làm việc trước khi thay đổi có hiệu lực.
13. Liên hệ
[TÊN PHÁP LÝ CÔNG TY], [ĐỊA CHỈ]. Câu hỏi và yêu cầu về quyền riêng tư: privacy@zomail.io. [NGƯỜI PHỤ TRÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU / ĐẠI DIỆN TẠI EU-ANH — NẾU CẦN]