Chuyển email sang Zomail

Zomail chép thư từ nhà cung cấp cũ qua IMAP, hoặc từng hộp thư trong Cài đặt, hoặc cả công ty từ một tệp CSV trong trang quản trị. Việc chép chạy nền, chạy lại không bị trùng thư, và không đụng gì vào hộp thư cũ.

Tự chép thư cho hộp thư của bạn

1. Chuẩn bị mật khẩu tài khoản cũ. Gmail và Google Workspace: bật xác minh 2 bước trong tài khoản Google rồi tạo mật khẩu ứng dụng của Google. Yahoo: tạo mật khẩu ứng dụng của Yahoo. Hộp thư trên hosting cPanel, Plesk hay nhà cung cấp khác: dùng mật khẩu hộp thư bình thường.
2. Mở webmail tại https://mail.zomail.io → Cài đặt → Chuyển thư từ tài khoản khác.
3. Chọn nhà cung cấp: Gmail / Google Workspace, Yahoo Mail hoặc Máy chủ IMAP khác. Với máy chủ khác, nhập tên máy chủ IMAP (ví dụ mail.hostingcu.vn), cổng (thường 993) và bảo mật (SSL/TLS).
4. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu cũ: địa chỉ email cũ và mật khẩu hoặc mật khẩu ứng dụng.
5. Bấm Kiểm tra kết nối, xem danh sách thư mục sẽ chép → Bắt đầu chuyển thư.
6. Để nó tự chạy. Bạn có thể đóng trang; tiến độ cập nhật ngay trên trang cài đặt, các lần trước được liệt kê bên dưới. Muốn dừng: Dừng chuyển thư; thư đã chép vẫn được giữ.

Tài khoản Google Workspace còn cần quản trị viên Workspace cho phép truy cập IMAP. Nếu bước kiểm tra báo lỗi đăng nhập, hãy kiểm tra điều này trước.

Chép thư cho cả công ty từ trang quản trị

Dùng cách này khi chuyển nhiều người cùng lúc. Tạo trước hộp thư Zomail cho mọi người (xem bắt đầu), rồi:

1. Vào Quản trị → Chuyển dữ liệu (Chuyển thư hàng loạt).
2. Tải lên tệp CSV hoặc dán nội dung. Mỗi dòng gồm: địa chỉ Zomail, máy chủ nguồn (hoặc viết tắt gmail, yahoo), tên đăng nhập nguồn, mật khẩu nguồn, tuỳ chọn thêm cổng và tls hoặc starttls.
3. Bấm Tạo các việc chuyển thư. Lỗi được báo theo từng dòng, ví dụ "Dòng 4: không có hộp thư này trong khách hàng".
4. Theo dõi tiến độ từng người. Cần thì dừng một việc bằng Dừng chuyển thư.

lan@congty.vn,mail.hostingcu.vn,lan@hostingcu.vn,<mật khẩu cũ>,993,tls
minh@congty.vn,gmail,minh.taikhoancu@gmail.com,<mật khẩu ứng dụng Google>

Dòng tiêu đề được bỏ qua; mật khẩu có dấu phẩy thì đặt trong ngoặc kép. Mỗi lần gửi tối đa 1.000 dòng. Mật khẩu nguồn được mã hoá và tự xoá khi chép xong, nhưng bạn hãy xoá bản CSV của mình sau khi tải lên.

Chuyển từ Microsoft 365 hoặc Outlook.com

Microsoft đã tắt đăng nhập IMAP bằng mật khẩu cho hầu hết tài khoản Microsoft 365 và Outlook.com, và Zomail chưa có tính năng nhập thư từ Microsoft qua OAuth. Cách chắc chắn hiện nay:

1. Trong Outlook đang kết nối tài khoản Microsoft cũ, xuất hộp thư ra tệp .pst.
2. Thêm hộp thư Zomail vào Outlook qua IMAP bằng mật khẩu ứng dụng (xem kết nối ứng dụng email).
3. Mở tệp .pst trong Outlook, kéo các thư mục sang tài khoản Zomail. Outlook tải thư lên qua IMAP.

Cách này ổn với vài hộp thư. Chuyển số lượng lớn thì tính trước thời gian cho từng người, hoặc hỏi chúng tôi trước khi bắt đầu.

Kế hoạch chuyển đổi

Chuyển gọn gàng là thư không bị gián đoạn lúc nào. Thứ tự rất quan trọng.

Trong vài giờ DNS cập nhật, một số máy gửi vẫn giao thư tới máy chủ cũ. Vì thế lần chép thứ hai rất quan trọng. Giữ tài khoản cũ cho tới khi đã chạy lần đó.

Cần báo gì cho nhân viên

Gửi một thông báo ngắn trước ngày đổi, bạn sẽ đỡ phần lớn câu hỏi.

• Địa chỉ webmail mới là https://mail.zomail.io, tên đăng nhập là địa chỉ email đầy đủ.
• Mật khẩu tạm và cách đổi ở lần đăng nhập đầu (Cài đặt → Đổi mật khẩu).
• Thư cũ đang được chép nền; thư mục sẽ đầy dần trong vài giờ tới.
• Ai dùng Outlook hay điện thoại cần thêm lại tài khoản bằng mật khẩu ứng dụng; gửi kèm liên kết kết nối ứng dụng email và điện thoại.
• Danh bạ và lịch ở hệ thống cũ không nằm trong phần chép thư; ai cần thì tự xuất và nhập lại.
• Bật xác minh 2 bước và thêm email khôi phục ngay ngày đầu.

Cần hỗ trợ lên kế hoạch cho đợt chuyển lớn? Liên hệ hỗ trợ Zomail.

Câu hỏi thường gặp

Chạy chép thư hai lần có bị trùng thư không?

Không. Lần chạy sau chỉ chép những thư chưa có trong Zomail.

Việc chép thư có sửa hay xoá gì ở hộp thư cũ không?

Không. Hộp thư nguồn chỉ được đọc.

Nhập tệp PST trong trang quản trị Zomail được không?

Chưa. Hãy mở PST bằng Outlook rồi kéo thư mục sang tài khoản Zomail (IMAP) như hướng dẫn ở trên.