Chuyển email từ Microsoft 365: hướng dẫn trung thực 2026

Để chuyển email từ Microsoft 365 sang nhà cung cấp khác, bạn xuất từng hộp thư ra tệp PST, thêm hộp thư mới vào Outlook (bản cổ điển) qua IMAP rồi kéo thư mục sang. Cách nhập IMAP bằng mật khẩu thường thất bại vì Microsoft đã tắt xác thực cơ bản trên Exchange Online. Sau đó đổi bản ghi MX, Autodiscover và gỡ tên miền khỏi tenant Microsoft 365.

Nhiều hướng dẫn lướt qua đúng chỗ khó nhất, nên bài này bắt đầu từ đó. Tiếp theo là khâu chuẩn bị, cách xuất PST từng bước, đổi DNS và những gì sẽ khác khi bạn rời Exchange.

Vì sao nhập thư qua IMAP bằng mật khẩu thường thất bại

Phần lớn công cụ chuyển thư, kể cả công cụ có sẵn trong Zomail, hoạt động bằng cách đăng nhập hộp thư cũ qua IMAP với tên và mật khẩu rồi chép thư mục. Cách này chạy tốt với Gmail (dùng mật khẩu ứng dụng), Yahoo, hosting cPanel và hầu hết máy chủ IMAP khác.

Microsoft 365 thì khác. Microsoft đã ngừng xác thực cơ bản (tên đăng nhập + mật khẩu) cho IMAP và POP trên Exchange Online, tài khoản Outlook.com cá nhân cũng đi theo hướng đó. Đăng nhập giờ phải qua OAuth — kiểu "Đăng nhập bằng Microsoft". Công cụ nào gửi mật khẩu sẽ bị từ chối, dù mật khẩu đúng.

Zomail hiện chưa có kiểu nhập từ Microsoft 365 qua OAuth. Thay vì hứa hẹn, chúng tôi khuyên cách đang chạy ổn định: xuất PST rồi kéo thả trong Outlook. Làm tay một chút nhưng dễ đoán trước và giữ nguyên cấu trúc thư mục.

Lên kế hoạch trước khi làm

Một tenant Microsoft 365 thường không chỉ có email. Hãy liệt kê nhanh:

Hộp thư và dung lượng. Ai có hộp thư lớn, ai dùng hộp lưu trữ trực tuyến (online archive) — phần này cũng phải xuất.
Hộp thư chung và danh sách phân phối. Tạo lại thành hộp thư chung và nhóm ở hệ thống mới. Trên Zomail, hộp thư chung dùng trong webmail và ứng dụng Zomail, không mở được trong Outlook qua IMAP.
Bí danh như info@, kinhdoanh@.
Thiết bị, phần mềm gửi thư bằng tên miền của bạn: máy scan, CRM, phần mềm hoá đơn, form website. Mỗi thứ cần cấu hình SMTP mới hoặc sửa SPF.
Teams, OneDrive, SharePoint. Đây không phải email; lên kế hoạch chuyển (hoặc giữ lại) riêng.
Giấy phép. Giữ giấy phép Microsoft 365 cho tới khi đã kiểm tra xong. Microsoft chỉ giữ dữ liệu trong một thời gian giới hạn sau khi gói hết hạn.

Rồi chuẩn bị phía mới: thêm tên miền, tạo đủ hộp thư và bí danh, giảm TTL của bản ghi MX trước ngày chuyển. Cách làm trên Zomail có trong hướng dẫn bắt đầu.

Bước 1: Xuất từng hộp thư ra tệp PST

PST là tệp dữ liệu riêng của Outlook. Có hai cách thường dùng.

Từng người, trong Outlook cổ điển trên Windows

Mở Outlook đang dùng tài khoản Microsoft 365.
File → Open & Export → Import/Export → Export to a file → Outlook Data File (.pst).
Chọn gốc hộp thư, tích Include subfolders, chọn nơi lưu và hoàn tất.

Nhiều người một lúc, do quản trị viên làm

Quản trị viên Microsoft 365 có thể xuất hộp thư ra PST từ cổng Microsoft Purview bằng tính năng tìm kiếm nội dung hoặc eDiscovery. Cách này không cần ngồi vào từng máy, nhưng giao diện của Microsoft thay đổi theo thời gian — hãy theo tài liệu hiện hành của Microsoft.

Outlook cổ điển trên Windows là công cụ đáng tin nhất để làm việc với PST. "Outlook mới" và Outlook cho Mac xử lý tệp dữ liệu khác, nên nếu được, hãy xuất và nhập trên một máy Windows có Outlook cổ điển.

Bước 2: Thêm hộp thư mới vào Outlook qua IMAP

Trên Zomail, tạo mật khẩu ứng dụng (Cài đặt → Mật khẩu ứng dụng). Outlook sẽ dùng mật khẩu này thay cho mật khẩu chính.
Trong Outlook: File → Add account, nhập địa chỉ mới, chọn Advanced → Let me set up my account manually → IMAP.
Nhập thông số:

Nhận thư (IMAP):  imap.zomail.io   cổng 993   SSL/TLS
Gửi thư (SMTP):   smtp.zomail.io   cổng 465   SSL/TLS
                  (hoặc cổng 587 với STARTTLS)
Tên đăng nhập:    địa chỉ email đầy đủ
Mật khẩu:         mật khẩu ứng dụng

Hình minh hoạ đầy đủ có trong kết nối ứng dụng email.

Bước 3: Mở PST và kéo thư mục sang

File → Open & Export → Open Outlook Data File, chọn tệp PST. Tệp hiện thành một cây thư mục riêng.
Kéo các thư mục (Inbox, Sent Items, thư mục riêng) từ PST thả vào tài khoản IMAP mới. Outlook sẽ tải chúng lên máy chủ.
Chờ. Outlook tải lên chạy nền; hộp thư lớn có thể mất vài giờ. Giữ máy bật và có mạng.
Kiểm tra trên webmail https://mail.zomail.io: số thư mỗi thư mục phải khớp.

Kinh nghiệm thực tế:

Kéo từng thư mục lớn một thay vì cả cây. Nếu bị đứng, bạn biết chỗ nào.
Nếu Outlook báo có mục không chép được, hãy tìm những thư có dung lượng bất thường và xử lý riêng.
Tải phần lớn trước ngày chuyển, rồi kéo bổ sung phần thư đến sau lần xuất.

Bước 4: Lịch và danh bạ

IMAP chỉ mang thư, còn Outlook cổ điển trên Windows không đồng bộ lịch qua CalDAV. Vì vậy:

Dữ liệu	Lấy ra từ Microsoft 365	Đưa vào hệ thống mới
Thư	Xuất PST	Kéo vào tài khoản IMAP trong Outlook
Lịch	Xuất tệp .ics	Nhập qua ứng dụng CalDAV như Apple Calendar, Thunderbird
Danh bạ	Xuất CSV hoặc vCard	Nhập qua ứng dụng CardDAV
Tệp	Tải từ OneDrive / SharePoint	Tải lên Drive mới
Quy tắc (rules)	Ghi lại	Tạo lại thành bộ lọc phía máy chủ

Hãy nói trước với đồng nghiệp một thay đổi: nếu ai quen làm mọi thứ trong Outlook, lịch Zomail sẽ nằm trên webmail, ứng dụng Zomail và lịch điện thoại (qua CalDAV), không nằm trong Outlook cho Windows. Zomail không hỗ trợ Exchange ActiveSync.

Bước 5: Đổi DNS và rời tenant gọn gàng

Khi phần lớn thư đã chép xong, sửa DNS ở nơi quản lý tên miền:

MX: thay bản ghi của Microsoft (*.mail.protection.outlook.com) bằng mx.zomail.io. Xem bản ghi MX là gì.
SPF: thay include:spf.protection.outlook.com bằng include:_spf.zomail.io, trừ khi còn dịch vụ gửi qua Microsoft. Chi tiết trong cách tạo bản ghi SPF.
DKIM: xoá CNAME selector1/selector2 của Microsoft, thêm CNAME zm1/zm2 của Zomail.
Autodiscover: xoá hoặc thay CNAME autodiscover đang trỏ về Microsoft. Nếu để lại, Outlook sẽ cứ cố kết nối Microsoft 365 mỗi khi ai đó thêm tài khoản.

Hai cái bẫy của tenant hay gặp:

Thư nội bộ vẫn nằm trong Microsoft 365 chừng nào tên miền còn là accepted domain của tenant. Đồng nghiệp còn hộp thư Exchange gửi cho an@congty.vn thì Microsoft giao nội bộ, bỏ qua MX mới. Hãy chuyển cả công ty cùng lúc rồi gỡ tên miền khỏi tenant.
Gỡ tên miền đòi hỏi gỡ nó khỏi mọi người dùng, nhóm và bí danh trong tenant trước. Dành thời gian cho việc này.

Sau khi chuyển, xuất PST bổ sung lần cuối cho từng người, cài lại điện thoại bằng ứng dụng Zomail hoặc ứng dụng IMAP bất kỳ (xem điện thoại), rồi mới huỷ giấy phép.

Được gì và khác gì

Rời Microsoft 365 là một sự đánh đổi, nên nói thẳng: Microsoft có bộ Office trên máy tính rất mạnh, Teams và sự gắn kết chặt giữa Outlook với Exchange. Nếu đó là trọng tâm công việc, bài thay thế Microsoft 365 giúp bạn cân nhắc.

Nếu nhu cầu chủ yếu là email trên tên miền riêng, lịch, lưu trữ tệp và soạn tài liệu Office ngay trên trình duyệt, một bộ công cụ gọn hơn có thể là đủ. Zomail có những thứ đó, kèm trang DNS có hướng dẫn và công cụ chép thư hàng loạt từ các nguồn khác; phí tính theo mỗi hộp thư mỗi tháng, giá hiện hành có trên trang bảng giá, còn chi tiết từng bước nằm trong hướng dẫn chuyển dữ liệu.

FAQ

Sao mật khẩu Microsoft 365 không dùng được trong công cụ chuyển thư?

Microsoft đã tắt xác thực cơ bản (tên + mật khẩu) cho IMAP trên Exchange Online, công cụ chuyển thư phải dùng OAuth. Công cụ của Zomail chưa hỗ trợ OAuth của Microsoft, nên hãy dùng cách xuất PST và kéo thả trong Outlook.

Có nhập thẳng tệp PST vào Zomail được không?

Hiện chưa có trên giao diện Zomail. Bạn mở PST bằng Outlook cổ điển, thêm hộp thư Zomail qua IMAP rồi kéo thư mục sang; Outlook sẽ tải thư lên máy chủ.

Lịch trong Outlook có đồng bộ với hộp thư mới không?

Không đồng bộ trong Outlook cho Windows, vì Outlook chỉ đồng bộ thư qua IMAP và không có sẵn CalDAV. Hãy xuất lịch ra .ics, nhập vào lịch mới qua một ứng dụng CalDAV, rồi dùng webmail, ứng dụng Zomail hoặc lịch trên điện thoại.

Nên giữ giấy phép Microsoft 365 bao lâu?

Cho tới khi mọi hộp thư đã chép, kiểm tra trên webmail và chép bổ sung sau khi đổi DNS. Thường chồng lấn một đến hai tuần. Microsoft chỉ giữ dữ liệu một thời gian sau khi huỷ, nên hãy xuất trước.

Sau khi chuyển, còn dùng Outlook được không?

Được, cho email. Outlook kết nối hộp thư mới qua IMAP và SMTP bằng mật khẩu ứng dụng. Lịch, danh bạ và hộp thư chung khi đó dùng qua webmail, ứng dụng điện thoại hoặc ứng dụng CalDAV/CardDAV.