IMAP, POP3, SMTP là gì? Doanh nghiệp nên dùng giao thức nào

IMAP, POP3 và SMTP là ba giao thức email. IMAP giữ thư trên server và đồng bộ trên mọi thiết bị, nên điện thoại, laptop và webmail luôn giống nhau. POP3 tải thư về một máy và thường xoá bản trên server. SMTP làm việc khác hẳn: gửi thư đi. Với email doanh nghiệp năm 2026, hãy dùng IMAP để nhận và đọc thư, SMTP để gửi.

IMAP, POP3, SMTP là gì? Ba giao thức trong một phút

Ứng dụng email nào cũng phải làm hai việc: nhận thư từ hộp thư và gửi thư đi. Mỗi việc do một giao thức đảm nhận.

IMAP (Internet Message Access Protocol): đọc thư nằm trên server. Thư mục, trạng thái đã đọc, gắn cờ, xoá thư đều đồng bộ ở mọi nơi.
POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): tải thư từ server về một thiết bị. Theo cách truyền thống, bản trên server bị xoá sau khi tải.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): gửi thư, cả từ ứng dụng của bạn lên nhà cung cấp lẫn giữa các mail server trên internet.

Vì vậy câu hỏi đúng không phải "IMAP hay SMTP", bạn cần cả hai. Lựa chọn thật sự là IMAP hay POP3 để nhận thư, còn gửi thì luôn là SMTP.

POP3 và IMAP hoạt động thế nào?

POP3: tải thư về một máy

POP3 là một trong những giao thức email lâu đời nhất, ra đời khi mỗi người chỉ có một máy tính và mạng quay số chậm chạp. Phiên bản hiện tại được định nghĩa trong RFC 1939.

Cách làm rất đơn giản:

Ứng dụng kết nối tới server.
Tải thư mới về.
(Thường là) xoá thư trên server.
Bạn đọc và sắp xếp thư ngay trên máy tính đó.

Nhiều ứng dụng có tuỳ chọn "để lại bản sao trên server", nhưng kể cả vậy POP3 chỉ biết hộp thư đến. Nó không đồng bộ thư mục, thư đã gửi, trạng thái đã đọc hay việc xoá thư. Đọc thư trên điện thoại rồi thì laptop vẫn báo là thư mới. Chuyển thư vào thư mục trên laptop thì điện thoại không hề biết.

Khi nào POP3 còn hợp lý: chỉ dùng một máy, dung lượng hộp thư trên server rất nhỏ, hoặc chủ động muốn thư chỉ nằm trên máy mình. Trong doanh nghiệp, những trường hợp này rất hiếm.

IMAP: đồng bộ trên mọi thiết bị

IMAP được thiết kế cho thư nằm trên server và truy cập từ nhiều nơi. Phiên bản phổ biến là IMAP4rev1 (RFC 3501), bản cập nhật IMAP4rev2 nằm trong RFC 9051.

Với IMAP:

Hộp thư, kể cả mọi thư mục, nằm trên server.
Mọi ứng dụng, từ máy tính, điện thoại đến webmail, đều thấy cùng một nội dung.
Đọc, gắn cờ, chuyển hay xoá thư trên một thiết bị thì các thiết bị khác cập nhật theo.
Ứng dụng có thể giữ bản sao trên máy để chạy nhanh và đọc khi mất mạng, nhưng server mới là bản gốc.
Tính năng trên server như bộ lọc, thư mục thư rác, tìm kiếm áp dụng cho mọi thiết bị.

Đó chính là điều doanh nghiệp cần: mỗi người dùng hai, ba thiết bị, đồng nghiệp có thể dùng chung hộp thư, và bộ phận IT cần thư được sao lưu tập trung chứ không nằm rải rác trên từng laptop.

SMTP nằm ở đâu trong bức tranh?

SMTP dùng để gửi thư. Khi bạn bấm Gửi, ứng dụng chuyển thư cho server SMTP của nhà cung cấp, rồi server này chuyển tiếp qua SMTP tới mail server của người nhận. Server bên nhận lưu thư, và ứng dụng của người nhận lấy thư về bằng IMAP (hoặc POP3).

Hai điểm thực tế:

Ứng dụng luôn cần thông số SMTP, bên cạnh thông số IMAP hay POP3.
Gửi qua SMTP phải đăng nhập (tên đăng nhập và mật khẩu, hoặc mật khẩu ứng dụng). Ngày trước, server cho gửi không cần đăng nhập (open relay) từng bị kẻ gửi thư rác lợi dụng tràn lan.

So sánh IMAP và POP3

	IMAP	POP3
Thư nằm ở đâu	Trên server	Trên một thiết bị (thường bị xoá khỏi server)
Nhiều thiết bị	Đồng bộ đầy đủ	Mỗi máy thấy một kiểu
Thư mục	Đồng bộ	Chỉ hộp thư đến
Đã đọc, gắn cờ	Đồng bộ	Không đồng bộ
Thư đã gửi	Lưu trên server, máy nào cũng thấy	Chỉ nằm trên máy đã gửi
Sao lưu	Tập trung, nhà cung cấp lo	Tuỳ máy tính từng người
Đọc khi mất mạng	Có, nhờ bộ nhớ đệm	Có
Dung lượng server	Dùng nhiều hơn	Dùng ít hơn
Mất laptop	Thư vẫn an toàn trên server	Có thể mất thư theo máy
Phù hợp doanh nghiệp	Có	Hiếm khi

Cổng và thiết lập mã hoá

Luôn dùng kết nối mã hoá. Khuyến nghị hiện nay (RFC 8314) ưu tiên TLS ngầm định, tức mã hoá ngay từ đầu, cho cả nhận và gửi thư.

IMAP   993  SSL/TLS (TLS ngầm định)   khuyên dùng
IMAP   143  STARTTLS                  cách cũ, nâng cấp giữa chừng
POP3   995  SSL/TLS (TLS ngầm định)
POP3   110  STARTTLS                  cách cũ
SMTP   465  SSL/TLS (TLS ngầm định)   khuyên dùng khi gửi từ ứng dụng
SMTP   587  STARTTLS                  phổ biến khi gửi từ ứng dụng
SMTP   25   chuyển thư giữa server    không dùng cho ứng dụng email

Cổng 25 dành cho các mail server trao đổi với nhau. Nhiều nhà mạng chặn cổng 25 gửi ra từ thiết bị thông thường, vì vậy ứng dụng email nên dùng 465 hoặc 587.

Chuyển từ POP3 sang IMAP

Nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn dùng POP3 vì nhà cung cấp hosting hoặc người cài máy năm xưa chọn vậy. Chuyển sang IMAP rất đáng, nhưng có một cái bẫy: với POP3, thư cũ có thể chỉ còn trên máy tính của nhân viên, không còn trên server. Công cụ nhập từ server sang server không thể sao chép thứ đã không còn trên server.

Cách làm an toàn:

Xác định thư thật sự nằm ở đâu. Kiểm tra ứng dụng email của từng người xem có thư mục trên máy và dung lượng bao nhiêu.
Nhập phần còn trên server trước. Dùng công cụ nhập thư của nhà cung cấp mới để sao chép những gì server cũ còn giữ. Xem hướng dẫn chuyển dữ liệu.
Thêm hộp thư mới vào ứng dụng cũ dưới dạng tài khoản IMAP. Tạm giữ tài khoản POP3 cũ trong cùng ứng dụng.
Kéo thả thư mục trên máy vào tài khoản IMAP. Ứng dụng sẽ tải chúng lên server, từ đó đồng bộ khắp nơi.
Đổi bản ghi MX sang nhà cung cấp mới khi thư đã sẵn sàng. Bài bản ghi MX là gì giải thích bước này.
Gỡ tài khoản POP3 cũ khỏi ứng dụng khi mọi thứ đã tải lên và kiểm tra xong.

Nếu bạn đang rời một nhà cung cấp hosting, bài chuyển email từ hosting cPanel hướng dẫn toàn bộ quy trình.

Chọn thông số đúng khi cài đặt

Khi cài ứng dụng:

Chọn IMAP, không chọn POP3, trừ khi có lý do cụ thể.
Tên đăng nhập là địa chỉ email đầy đủ.
Dùng SSL/TLS cổng 993 cho IMAP và 465 (SSL/TLS) hoặc 587 (STARTTLS) cho SMTP.
Nếu đã bật xác thực hai lớp, tạo mật khẩu ứng dụng riêng.
Để ứng dụng tự dò thông số khi có thể; nhiều nhà cung cấp có bản ghi autoconfig, autodiscover cho việc này.

Hướng dẫn cho từng ứng dụng có trong kết nối ứng dụng email, còn chọn giữa Outlook, Apple Mail và các ứng dụng khác thì xem phần mềm đọc email cho doanh nghiệp.

Zomail xử lý chuyện này thế nào?

Zomail kết nối ứng dụng email qua IMAP và SMTP, cùng CalDAV, CardDAV cho lịch và danh bạ. Với Zomail Cloud, IMAP là imap.zomail.io cổng 993 (SSL/TLS), SMTP là smtp.zomail.io cổng 465 (SSL/TLS) hoặc 587 (STARTTLS), đăng nhập bằng địa chỉ đầy đủ và mật khẩu ứng dụng. Công cụ nhập thư có sẵn sao chép thư từ Gmail, Yahoo hoặc bất kỳ server IMAP nào ở chế độ chạy nền, không tạo bản trùng, và hộp thư cũ được giữ nguyên. Xem các gói trên trang bảng giá.

FAQ

Doanh nghiệp nên dùng IMAP hay POP3?

IMAP. Thư nằm trên server và đồng bộ trên mọi thiết bị, thư mục và thư đã gửi thấy ở mọi nơi, mất laptop không có nghĩa là mất thư. POP3 chỉ hợp khi dùng một máy và muốn thư chỉ nằm trên máy đó.

Dùng IMAP rồi có cần SMTP không?

Có. IMAP và POP3 chỉ dùng để nhận thư, SMTP mới là thứ gửi thư đi. Ứng dụng email nào cũng cần cấu hình cả server nhận (IMAP) và server gửi (SMTP).

IMAP và SMTP dùng cổng nào?

IMAP dùng cổng 993 với SSL/TLS. SMTP từ ứng dụng email dùng cổng 465 với SSL/TLS hoặc 587 với STARTTLS. Cổng 25 dành cho chuyển thư giữa các server và thường bị chặn với thiết bị thông thường.

Chuyển từ POP3 sang IMAP có làm mất thư không?

Bản thân việc chuyển không xoá gì, nhưng thư mà POP3 đã tải về và xoá khỏi server thì chỉ còn trên máy tính của bạn. Hãy giữ tài khoản cũ trong ứng dụng, thêm tài khoản IMAP mới và kéo các thư mục trên máy sang để tải lên server.

IMAP khác Exchange thế nào?

IMAP là chuẩn mở chỉ dành cho thư. Giao thức Exchange (dùng trong Microsoft 365 và Exchange server) đồng bộ cả lịch, danh bạ, công việc trong một kết nối. Nhà cung cấp dùng chuẩn mở thì dùng IMAP cho thư, CalDAV và CardDAV cho lịch và danh bạ.