Email gửi đi bị vào spam: 10 nguyên nhân và cách khắc phục
Email gửi đi bị vào spam? Tìm đúng nguyên nhân: thiếu SPF, DKIM, DMARC, uy tín người gửi thấp, nội dung giống thư rác, danh sách nhận kém chất lượng.
Trong bài này
Email gửi đi bị vào spam thường vì một trong ba lý do. Thứ nhất là xác thực thất bại: thiếu SPF, DKIM, DMARC hoặc các bản ghi không khớp nhau. Thứ hai là uy tín người gửi thấp, do tên miền mới, bị báo cáo spam nhiều hay IP nằm trong danh sách đen. Thứ ba là nội dung giống thư rác. Hãy kiểm tra xác thực trước, vì đây là nguyên nhân phổ biến nhất và sửa nhanh nhất.
Chẩn đoán trước khi sửa
Đừng đoán mò. Hãy gửi một thư thử từ địa chỉ công ty tới một hộp Gmail hoặc Outlook.com cá nhân, mở thư và xem mã nguồn ("Hiển thị bản gốc" trong Gmail). Tìm dòng Authentication-Results:
Authentication-Results: mx.google.com;
dkim=pass header.d=congty.vn;
spf=pass smtp.mailfrom=congty.vn;
dmarc=pass (p=QUARANTINE) header.from=congty.vnNếu cả ba đều pass cho tên miền của bạn, phần xác thực đã ổn và bạn nên xem tiếp uy tín và nội dung. Còn kết quả nào là fail, softfail, none hay neutral thì đó là việc cần sửa đầu tiên. Nếu bạn gửi nhiều thư tới người dùng Gmail, công cụ Google Postmaster Tools cho biết thêm uy tín tên miền và tỷ lệ bị báo spam.
Nhóm 1: lỗi xác thực
Đây là nhóm nguyên nhân phổ biến nhất và cũng dễ sửa nhất.
1. SPF thiếu, sai hoặc vượt giới hạn tra cứu
SPF liệt kê các máy chủ được phép gửi thư thay tên miền của bạn. Các lỗi hay gặp:
- Không có bản ghi SPF, hoặc có hai bản ghi SPF. Mỗi tên miền chỉ được một bản ghi TXT
v=spf1, nên hãy gộp lại. - Thiếu một dịch vụ gửi thư như phần mềm gửi bản tin, CRM hay phần mềm hoá đơn điện tử.
- Quá 10 lần tra cứu DNS. Mỗi
include:,a,mx,redirectđều bị tính. Vượt giới hạn sẽ gây lỗipermerror, và máy chủ nhận coi như thất bại.
Xem từng bước tại cách tạo bản ghi SPF.
2. DKIM không ký thư
DKIM thêm chữ ký số để chứng minh thư không bị sửa và được tên miền của bạn cho phép. Nếu bạn chưa khai báo bản ghi DKIM của nhà cung cấp, hoặc công cụ bên thứ ba ký bằng tên miền của họ, máy chủ nhận sẽ không thấy chữ ký hợp lệ cho bạn. Xem cách cấu hình DKIM.
3. Thiếu DMARC hoặc DMARC không "căn chỉnh"
Từ năm 2024, Gmail và Yahoo yêu cầu người gửi số lượng lớn (khoảng từ 5.000 thư/ngày tới người dùng của họ) phải có đủ SPF, DKIM và DMARC. Thư hàng loạt còn phải có nút huỷ đăng ký một cú bấm và giữ tỷ lệ bị báo spam ở mức thấp.
Điểm hay vướng nhất là "căn chỉnh" (alignment). DMARC chỉ đạt khi SPF hoặc DKIM đạt cho đúng tên miền hiện ở địa chỉ From. Một công cụ gửi bản tin dùng tên miền riêng của nó có thể đạt SPF và DKIM nhưng vẫn trượt DMARC cho congty.vn. Cách sửa là cấu hình tên miền gửi riêng trong công cụ đó. Xem thêm cấu hình DMARC.
Nhóm 2: uy tín người gửi
Khi xác thực đã đạt mà thư vẫn vào spam, nhiều khả năng nhà cung cấp hộp thư chưa tin bạn.
4. Tên miền mới, chưa có lịch sử
Một tên miền vừa đăng ký tuần trước mà gửi ngay hàng trăm thư sẽ trông giống hệt tên miền dùng một lần của kẻ phát tán spam. Hãy bắt đầu bằng thư trao đổi bình thường giữa người với người, tăng số lượng dần dần, và tách thư quảng cáo sang tên miền phụ như tin.congty.vn.
5. IP hoặc tên miền nằm trong danh sách đen
Nếu bạn gửi từ hosting dùng chung hay VPS giá rẻ, IP có thể đã bị liệt kê vì người khác. Hãy tra IP và tên miền gửi bằng các công cụ kiểm tra danh sách đen công khai. Nhà cung cấp email uy tín sẽ tự theo dõi và quản lý IP gửi của họ. Máy chủ tự vận hành còn cần bản ghi PTR (reverse DNS) khớp với tên máy chủ.
6. Người nhận báo spam hoặc không tương tác
Mỗi lần người nhận bấm "Báo cáo spam" là uy tín của bạn giảm. Thư không ai mở, hay bị xoá mà không đọc, cũng là tín hiệu xấu. Nguyên nhân thường gặp là gửi tới danh sách mua hoặc thu thập trôi nổi, gửi cho người đăng ký từ nhiều năm trước, hoặc không có cách huỷ đăng ký dễ dàng. Chỉ gửi cho người đã đồng ý nhận, và xoá địa chỉ bị trả về.
Nhóm 3: nội dung và cách gửi
7. Nội dung giống thư rác
- Thư chỉ có một ảnh lớn, rất ít chữ.
- Dùng link rút gọn, hoặc chữ hiển thị một địa chỉ nhưng liên kết dẫn tới chỗ khác.
- Tệp
.zip,.exehay tệp Office có macro gửi cho người lạ. - Tiêu đề VIẾT HOA, nhiều dấu chấm than, giọng thúc giục "khuyến mãi chỉ hôm nay".
- Mã HTML lỗi do dán từ trình soạn thảo văn bản.
8. Chuyển tiếp và nhóm thư làm hỏng xác thực
Khi thư được chuyển tiếp hoặc đi qua một nhóm thư, SPF hay bị trượt vì máy chủ chuyển tiếp không có trong bản ghi của bạn. DKIM thường vẫn còn nguyên, trừ khi nhóm thư sửa tiêu đề hay nội dung. Đây là lý do DKIM hợp lệ rất quan trọng.
9. Gửi từ sai chỗ
Biểu mẫu liên hệ trên website gửi thư "từ" tên miền công ty qua máy chủ web là nguyên nhân kinh điển, vì máy chủ web không có trong SPF và không ký DKIM. Hãy cho biểu mẫu gửi qua SMTP có xác thực của dịch vụ email thật.
10. MX và DNS cơ bản không nhất quán
Máy chủ nhận kiểm tra xem tên miền có giống một tên miền email thật đang hoạt động hay không. MX thiếu hoặc lỗi là dấu hiệu xấu. Xem bản ghi MX là gì.
Bảng tra nhanh
| Dấu hiệu | Nguyên nhân có thể | Việc sửa đầu tiên |
|---|---|---|
spf=fail hoặc permerror | Thiếu dịch vụ gửi, quá 10 lần tra cứu | Gộp một bản ghi SPF |
dkim=none | Chưa khai báo hoặc chưa ký DKIM | Thêm bản ghi DKIM của nhà cung cấp |
dmarc=fail dù SPF/DKIM đạt | Lệch tên miền (công cụ bên thứ ba) | Cấu hình tên miền gửi riêng |
| Đạt hết mà vẫn vào spam | Uy tín hoặc nội dung | Làm sạch danh sách, tăng dần, nội dung gọn |
| Chỉ thư từ biểu mẫu vào spam | Gửi qua máy chủ web | Gửi qua SMTP có xác thực |
Zomail giúp thư của bạn tránh spam thế nào
Khi bạn thêm tên miền vào Zomail, trang DNS có hướng dẫn sẽ kiểm tra từng bản ghi: TXT xác minh, MX mx.zomail.io, SPF với include:_spf.zomail.io, DKIM qua hai CNAME zm1 và zm2 (tự xoay vòng khoá), DMARC và MTA-STS/TLS-RPT. Bạn có thể tải tệp zone để nhập vào Cloudflare, hoặc dùng Domain Connect thiết lập một cú bấm với nhà cung cấp DNS có hỗ trợ. Bảng báo cáo DMARC cho thấy ai đang gửi thư bằng tên miền của bạn và tỷ lệ đạt, nhờ đó bạn dễ tìm ra công cụ bị lệch tên miền. Xem hướng dẫn bắt đầu.
Nếu bạn muốn xác thực được thiết lập đúng ngay từ ngày đầu, Zomail Cloud tính phí theo hộp thư mỗi tháng. Giá cập nhật trực tiếp trên trang bảng giá.
FAQ
Vì sao email vào spam ở Gmail nhưng không vào spam ở Outlook?
Mỗi nhà cung cấp đánh giá tín hiệu khác nhau. Gmail dựa nhiều vào uy tín tên miền và cách người dùng của họ tương tác với thư của bạn. Hãy xem kết quả xác thực trong mã nguồn thư trên Gmail trước. Nếu đều đạt, hãy xem Google Postmaster Tools và chất lượng danh sách nhận.
Sửa xong bao lâu thì hết vào spam?
Sửa DNS (SPF, DKIM, DMARC) có hiệu lực sau vài phút đến vài giờ. Uy tín phục hồi chậm hơn, thường mất vài ngày đến vài tuần gửi thư đều đặn, đúng người.
Nhờ người nhận bấm "Không phải thư rác" có tác dụng không?
Có. Người nhận chuyển thư về hộp thư đến hoặc lưu bạn vào danh bạ là tín hiệu tốt. Nhưng việc này không thay được việc sửa xác thực.
Tên miền mới có gửi thư mà không vào spam được không?
Được, nếu xác thực đầy đủ ngay từ đầu và số lượng thư tăng dần. Hãy bắt đầu bằng thư trao đổi thường ngày trước khi gửi thư hàng loạt.